Comment réaliser l’invitation parfaite ?

Cher Oscar,

Je veux organiser une fête pour la nouvelle année mais je ne sais pas comment réaliser l’invitation. J’ai peur qu’elle ne soit pas réussie et que personne ne vienne.

Aidez-moi, je vous en supplie.

Raymond

Cher Raymond

En tout premier lieu, ne faites pas l’invitation vous-même ! Le regard et le savoir-faire d’une agence extérieure (pourquoi pas Comed ?) apportera bien plus de créativité.

En attendant, voici quelques conseils :

Bannissez d’entrée l’invitation par mail si vous ne voulez pas qu’elle aboutisse parmi des spams qui n’ont pas été consultés depuis octobre 2002.

D’ailleurs, autre problème de l’envoi par mail, il est plus que probable que votre invitation joliment illustrée ne s’ouvre pas correctement et que s’affichent de vilaines petites croix en lieu et place des jolies images patiemment choisies.

Enfin, même si votre invitation parvient à dépasser ces deux étapes, il n’en restera pas moins qu’elle risque d’arriver mêlée à des annonces de soldes chez Bauhaus et des promotions de bulbes à floraison précoce chez Hornbach.

Conclusion logique : c’est évidemment le papier qui s’impose. A l’heure où tout se dématérialise, l’invitation physique, c’est chic !

Le format doit refléter l’événement. Le type de papier et son grammage ont également leur importance. Et puis, la forme annonce la couleur, symbolise l’esprit de l’événement. Bref, le support est tout aussi important que le contenu.

Une fois la forme définie, il est crucial de bien préciser toutes les informations nécessaires : qui invite, quel type d’événement, si l’invitation est personnelle ou peut-être partagée avec un accompagnant, et si un programme détaillé existe, pensez à le mentionner. N’oubliez pas les informations pratiques : plan d’accès, parking ou voiturier si nécessaire. Les logos doivent être placés avec soin et ne pas dominer l’espace, mais être visibles de manière harmonieuse. Prévoyez aussi une adresse mail dédiée pour les réponses ou ajoutez un RSVP à l’invitation.

Enfin, pour le bon timing, faites-les partir à peu près 5 semaines avant l’événement. Dernière question : une fois ces magnifiques invitations réalisées, combien en envoyer selon le nombre d’invités que je veux accueillir ?

Généralement, il est prudent de compter entre 10 et 25 % de no-shows, souvent plus, rarement moins.

Comme vous le voyez, création et gestion des invitations constituent un gros chantier !

Un conseil, cher Raymond : déléguez-nous la conception et la réalisation de vos invitations. Vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à votre événement et, surtout, à vos invités ! Votre événement est fait pour ça, non ?

Oscar